VERFAHREN FÜR DIE INTERNE BERICHTERSTATTUNG, VERSTÖSSE UND FOLGEMASSNAHMEN veröffentlicht am 17.09.2024 . Die Anhörung zu dem Verfahren fand mit den Arbeitnehmervertretern vom 09.09.2024 bis zum 13.09.2024 statt.
§1. zielsetzung
Mit der Annahme dieses Verfahrens wird bezweckt:
Erfüllung der Verpflichtung in Verbindung mit Artikel 24 des Gesetzes vom 14. Juni 2024 über den Schutz von Hinweisgebern (Whistleblower)
§2. Glossar
- Folgemaßnahmen - Maßnahmen, die der Arbeitgeber ergreift, um den Wahrheitsgehalt der in der Meldung enthaltenen Informationen zu überprüfen und dem gemeldeten Verstoß entgegenzuwirken, z. B. interne Ermittlungen, Einleitung eines Audits, Einreichung von Strafanzeigen, Maßnahmen zur Rückforderung von Geldern.
- Vergeltungsmaßnahmen - direkte oder indirekte Handlungen oder Unterlassungen in einem arbeitsbezogenen Kontext, die durch eine Meldung ausgelöst werden und die Rechte des Hinweisgebers verletzen oder verletzen können und dem Hinweisgeber Schaden zufügen oder zufügen können.
- Feedback - Information des Hinweisgebers über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen.
- Arbeitsbezogener Kontext - die Gesamtheit der arbeitsbezogenen Umstände, unter denen die Informationen über den Verstoß erlangt wurden.
- Whistleblower-Helfer - eine Person, die Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sein könnte, weil sie einem Whistleblower hilft.
- Eine Person, die mit dem Hinweisgeber verbunden ist - ein Kollege oder ein Familienmitglied des Hinweisgebers, das Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sein könnte.
- Von der Meldung betroffene Person - die Person, die in der Meldung als Täter identifiziert wird, oder eine Person, die mit dem Täter in Verbindung steht.
- Koordinator - eine Person, die vom Arbeitgeber mit besonderer Befugnis benannt wird, um Meldungen entgegenzunehmen, zu überprüfen, zu untersuchen, Folgemaßnahmen zu ergreifen und zu koordinieren.
- Rechtsverletzung eine Handlung oder Unterlassung, die rechtswidrig ist oder darauf abzielt, das Gesetz zu umgehen.
- Arbeitgeber - Asma Polska Sp. z o.o.
- Verfahren - dieses interne Meldeverfahren.
- Whistleblower - eine Person, die eine interne Meldung im Rahmen des Verfahrens und eine externe Meldung oder öffentliche Bekanntgabe im Rahmen des Whistleblower Protection Act macht.
- Öffentliche Bekanntgabe des Verstoßes an die Öffentlichkeit.
- Gesetz - das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern vom 14. Juni 2024.
- Meldung - Informationen oder begründeter Verdacht in Bezug auf einen bestehenden oder potenziellen Rechtsverstoß oder eine Unregelmäßigkeit, die in einem arbeitsbezogenen Kontext stattgefunden hat oder stattfinden wird, oder einen Versuch, diese zu verbergen.
- Interner Antrag - ein Antrag, der unter den Bedingungen und in der Form gestellt wird, die im Verfahren vorgesehen sind.
- Externe Meldung - eine an den Bürgerbeauftragten oder eine andere öffentliche Behörde gerichtete Meldung.
§3 Persönlicher Geltungsbereich
Im Lichte dieses Verfahrens können Hinweisgeber werden:
- Mitarbeiter,
- Zeitarbeitnehmer,
- eine Person, die Arbeit auf einer anderen Grundlage als der eines Arbeitsverhältnisses anbietet, auch im Rahmen eines zivilrechtlichen Vertrags,
- Personen, die nicht mehr erwerbstätig sind
- Stellenbewerber,
- Praktikant, Freiwilliger, Auszubildender,
- Vollmacht,
- Aktionär oder Partner,
- Mitglied des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans,
- der Unternehmer - der Dienstleister und Lieferant, mit dem der Arbeitgeber vertraglich verbunden ist,
- Personen, die unter der Aufsicht und Leitung des Unternehmers arbeiten.
§4 Anwendungsbereich
- Das Verfahren gilt für Meldungen von Rechtsverstößen in Bezug auf:
- Korruption,
- öffentliches Auftragswesen,
- Finanzdienstleistungen, Produkte und Märkte,
- Bekämpfung der Geldwäsche und der Finanzierung des Terrorismus,
- Produktsicherheit und Konformität,
- Verkehrssicherheit,
- Schutz der Umwelt,
- Strahlenschutz und nukleare Sicherheit,
- Lebens- und Futtermittelsicherheit,
- Tiergesundheit und Tierschutz,
- öffentliche Gesundheit,
- Verbraucherschutz,
- Privatsphäre und Datenschutz,
- Sicherheit von IKT-Netzen und -Systemen,
- die finanziellen Interessen des Staatsschatzes der Republik Polen, der lokalen Regierungseinheit und der Europäischen Union,
- den Binnenmarkt der Europäischen Union, einschließlich der öffentlich-rechtlichen Wettbewerbs- und Beihilferegeln und der Unternehmensbesteuerung,
- die verfassungsmäßigen Freiheiten und Rechte des Menschen und des Bürgers, die in den Beziehungen des Einzelnen zu den öffentlichen Behörden auftreten und nicht mit den oben genannten Bereichen zusammenhängen.
§5 Mittel der Benachrichtigung
- Um sich zu bewerben, nutzen Sie bitte einen der aufgeführten Bewerbungskanäle.
(a) Bewerbung per Brief:
- Die Anmeldung erfolgt durch einen Brief an: Asma Polska Sp. z o.o. Wola Ducka, Mostów-Straße 10, 05-408 Glinianka,
- das Schreiben ist direkt an den Bewerbungskoordinator zu richten und muss den Vermerk "Zu übergeben an ... (Name des ernannten Koordinators), nicht öffnen",
- Nur wenn Sie in der Nachricht Ihre persönlichen Daten und Ihre bevorzugte Kontaktform angeben, können die Hinweisgeber Sie kontaktieren.
(b) Persönliches Treffen:
- Der Hinweisgeber kann ein persönliches Treffen mit dem Koordinator beantragen,
- Sie können Ihre Bewerbung auf einem der oben genannten Wege oder auf einem anderen offiziellen Weg einreichen,
- Der Antrag ist an den Koordinator zu richten,
- Das Treffen findet spätestens 14 Tage nach Eingang des Antrags statt,
- auf ausdrücklichen Wunsch des Hinweisgebers oder aufgrund der besonderen Umstände des Falles und der Notwendigkeit, Diskretion und Vertraulichkeit zu gewährleisten, kann das Treffen außerhalb der Räumlichkeiten des Arbeitgebers stattfinden,
- die Sitzung wird durch eine Audio- und Videoaufzeichnung oder in Form eines Protokolls dokumentiert, das den genauen Ablauf der Sitzung wiedergibt,
- Der Hinweisgeber hat das Recht, das Protokoll zu überprüfen, zu berichtigen und zu genehmigen, indem er es unterzeichnet.
§6 Bewerbungsvoraussetzungen
- Die vom Hinweisgeber übermittelten Informationen werden als Meldung betrachtet und unterliegen diesem Verfahren, wenn die allgemeinen Bedingungen erfüllt sind:
- Wahrheitsgehalt der Meldung Der Hinweisgeber muss nicht über Beweise verfügen, die die in der Meldung enthaltenen Informationen bestätigen, aber er muss zum Zeitpunkt der Meldung berechtigten Grund zu der Annahme haben, dass die angegebenen Informationen wahr sind,
- Arbeitsbezogener Kontext Die in der Bewerbung enthaltenen Informationen müssen in einem arbeitsbezogenen Kontext gewonnen werden,
- Kategorien von Unregelmäßigkeiten - die in der Meldung enthaltenen Informationen müssen sich auf einen Verstoß gegen das Gesetz oder eine in § 4 des Verfahrens aufgeführte Unregelmäßigkeit beziehen.
- Der Arbeitgeber duldet keine Falschmeldungen - gegen diejenigen, die solche Meldungen machen, werden disziplinarische und zivilrechtliche Schritte eingeleitet, und es wird Anzeige bei den zuständigen Justizbehörden erstattet.
- Anonym eingereichte Bewerbungen werden nicht berücksichtigt und unterliegen nicht diesem Verfahren.
- Der Hinweisgeber sollte sicherstellen, dass er so viele wertvolle Informationen wie möglich zur Verfügung stellt, damit die Untersuchung effektiv fortgesetzt werden kann.
§7 Koordinatoren und Vertraulichkeit
- Für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen, die Durchführung und Koordinierung von Folgemaßnahmen und die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Hinweisgebern sowie anderer in der Meldung genannter Personen ernennt und bevollmächtigt der Arbeitgeber folgende Personen Benachrichtigungskoordinator.
- Informationen über die Ermächtigung des Koordinators und seine Kontaktdaten werden jedes Mal durch eine Mitteilung des Verwaltungsrats bekannt gegeben.
- Die Koordinatoren garantieren, dass alle Meldungen mit der gebotenen Ernsthaftigkeit und Sorgfalt behandelt werden und dass ihre Untersuchung auf den Grundsätzen der Unparteilichkeit und Objektivität beruht. Die Achtung der Würde und des guten Namens aller Personen, die von einer Meldung betroffen sind, wird während des gesamten Untersuchungsverfahrens das Leitprinzip sein.
- Die Koordinatoren sowie alle anderen an der Untersuchung Beteiligten sind verpflichtet, die gebotene Sorgfalt walten zu lassen, um sicherzustellen, dass alle Entscheidungen und Folgemaßnahmen auf der Grundlage der gesammelten Fakten und Beweise und nicht auf der Grundlage von Verleumdungen und unbegründeten Anschuldigungen getroffen werden.
- Die Organisation des Verfahrens zur Erstellung, Entgegennahme und Bearbeitung von Berichten ist so gestaltet, dass Unbefugte keinen Zugang zu den im Bericht enthaltenen Informationen erhalten.
- Die Organisation des Verfahrens gewährleistet die Vertraulichkeit und den Schutz der Identität der Person, die die Meldung macht, der Person, auf die sich die Meldung bezieht, und aller anderen Personen, deren Daten in der Meldung erscheinen.
- Der Koordinator gewährt nur denjenigen Personen Zugang zu den Daten des Hinweisgebers und den in der Meldung enthaltenen Informationen, die für eine wirksame Untersuchung erforderlich sind, nachdem sie sich schriftlich verpflichtet haben, alle während der Untersuchung erhaltenen Informationen vertraulich zu behandeln.
- In allen anderen Fällen darf die Identität des Antragstellers nur mit seiner ausdrücklichen Zustimmung offengelegt werden.
- Die Offenlegung der Daten eines Hinweisgebers kann auch erfolgen, wenn dies eine notwendige und verhältnismäßige rechtliche Verpflichtung im Zusammenhang mit behördlichen Ermittlungen oder vorgerichtlichen oder gerichtlichen Verfahren ist, auch um das Recht auf Verteidigung der gemeldeten Person zu gewährleisten.
§8 Weiterverfolgung
- Schritte, die nach Erhalt einer Meldung zu befolgen sind:
(a) Registrierung des Antrags
(b) Innerhalb von 7 Tagen nach Eingang der Meldung bestätigt der Koordinator dem Signalgeber den Eingang der Meldung,
(c) Rückmeldung - innerhalb von drei Monaten geben die Koordinatoren dem Hinweisgeber eine Rückmeldung darüber, ob ein Verstoß festgestellt wurde oder nicht, sowie über die geplanten oder ergriffenen Folgemaßnahmen und die Gründe für diese Maßnahmen,
(d) die Einstellung des Verfahrens im Melderegister.
§9 Externe Berichterstattung
- Der Arbeitgeber drängt darauf, dass die Bewerbungen im Rahmen des Verfahrens über die internen Bewerbungskanäle erfolgen.
- Whistleblower haben jedoch die Möglichkeit, eine externe Meldung zu machen.
- Die externe Benachrichtigung erfolgt an:
(a) der Bürgerbeauftragte,
(b) andere Behörden, die externe Meldungen über Verstöße in ihrem Zuständigkeitsbereich erhalten,
(c) Organe, Einrichtungen, Ämter oder Agenturen der Europäischen Union.
(4) Ausführliche Informationen über das Verfahren, die Regeln und die Form der externen Berichterstattung sind in Kapitel 4 des Gesetzes über den Schutz von Hinweisgebern zu finden.
§10.Anwendbarkeit des Verfahrens
- Dieses Verfahren wurde am 17.09.2024 angekündigt und tritt innerhalb von 7 Tagen nach der Ankündigung in Kraft.
- Das Verfahren gilt für alle Arbeitnehmer, unabhängig von ihrer Position und der Art des Arbeitsvertrags, der das Arbeitsverhältnis begründet.
Liste der Anhänge:
Anhang 1 - Ermächtigung des Antragskoordinators
Anhang 2 - Register der internen Meldungen
Anhang 3 - Empfangsbestätigung
Anhang 4 - Rückmeldungen
Anhang 5 - Informationsklausel für Stellenbewerber über das interne Meldeverfahren
Anhang 6 - Vertraulichkeitserklärung und -verpflichtung
Mit Beschluss vom 1/09/2024 wurde Agnieszka Borowska zur Antragskoordinatorin ernannt.