Infolinia. Dostępna 8-16

PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH , NARUSZEŃ PRAWA I DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH opublikowana dnia 17.09.2024 . Konsultacje nad procedurą odbywały się z przedstawicielami pracowników w dniach 09.09.2024 – 13.09.2024.

§1. Cel

Przyjęcie niniejszej procedury ma na celu:

Wypełnienie obowiązku w związku z Art. 24 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

§2. Słownik pojęć

  1. Działania następcze – działania podjęte przez pracodawcę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, mających przeciwdziałać naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, np. wewnętrzne postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, wniesienie oskarżenia, działania podjęte w celu odzyskania środków finansowych.
  2. Działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania, w kontekście związanym z pracą, spowodowane zgłoszeniem i naruszające lub mogące naruszać prawa sygnalisty, wyrządzające lub mogące wyrządzać mu szkodę.
  3. Informacja zwrotna – informacja przekazywana sygnaliście na temat planowanych lub podjętych działań następczych.
  4. Kontekst związany z pracą – całokształt okoliczności związanych z wykonywaną pracą, w ramach którego uzyskano informację o naruszeniu prawa.
  5. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba, która może doświadczyć działań odwetowych ze względu na pomoc sygnaliście.
  6. Osoba powiązana z sygnalistą – współpracownik lub członek rodziny sygnalisty, który może doświadczyć działań odwetowych.
  7. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba wskazana w zgłoszeniu jako sprawca naruszenia prawa lub osoba z nią powiązana.
  8. Koordynator – osoba wyznaczona przez pracodawcę na podstawie specjalnego upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń, ich weryfikacji, prowadzenia postępowania wyjaśniającego, podejmowania i koordynowania działań następczych.
  9. Naruszenie prawa działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
  10. Pracodawca – Asma Polska Sp. z o.o.
  11. Procedura – niniejsza procedura zgłoszeń wewnętrznych.
  12. Sygnalista – osoba dokonująca zgłoszenia wewnętrznego na warunkach określonych w procedurze oraz zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego na warunkach określonych w ustawie o ochronie sygnalistów.
  13. Ujawnienie publiczne podanie informacji naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.
  14. Ustawa -ustawa o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 r.
  15. Zgłoszenie – informacja lub uzasadnione podejrzenie dotyczące istniejącego bądź potencjalnego naruszenia prawa lub nieprawidłowości, do których doszło lub dojdzie w kontekście związanym z pracą, lub próby ich ukrycia.
  16. Zgłoszenie wewnętrzne – zgłoszenie dokonane na zasadach i w formie przewidzianej w procedurze.
  17. Zgłoszenie zewnętrzne – zgłoszenie skierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego.

§3. Zakres podmiotowy

W świetle niniejszej procedury sygnalistami mogą zostać:

  • pracownik,
  • pracownik tymczasowy,
  • osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  • osoby, które przestały już świadczyć pracę
  • kandydaci do pracy,
  • stażysta, wolontariusz, praktykant,
  • prokurent,
  • akcjonariusz lub wspólnik,
  • członek organu zarządzającego lub nadzoru,
  • przedsiębiorca – usługodawca i dostawca, z którym pracodawcę łączy umowa,
  • osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem przedsiębiorcy.

§4. Zakres przedmiotowy

  1. Procedurę stosuje się w przypadku zgłoszeń naruszeń prawa dotyczących:

– korupcji,

– zamówień publicznych,

– usług, produktów i rynków finansowych,

– przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,

– bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

– bezpieczeństwa transportu,

– ochrony środowiska,

– ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

– bezpieczeństwa żywności i pasz,

– zdrowia i dobrostanu zwierząt,

– zdrowia publicznego,

– ochrony konsumentów,

– ochrony prywatności i danych osobowych,

– bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

– interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

– rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,

– konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.

§5. Sposoby dokonywania zgłoszeń

  1. W celu dokonania zgłoszenia należy skorzystać z jednego z wymienionych kanałów zgłoszeniowych.

a) Zgłoszenie listowne:

  •  zgłoszenia dokonuje się, wysyłając list na adres: Asma Polska Sp. z o.o. , Wola Ducka, ul. Mostów 10, 05-408 Glinianka,
  • list należy zaadresować bezpośrednio do koordynatora zgłoszeń, z dopiskiem „Do rąk własnych…( imię i nazwisko powołanego koordynatora), Nie otwierać”,
  •  tylko podanie w treści wiadomości danych osobowych i preferowanej formy kontaktu pozwoli osobom przyjmującym zgłoszenia na kontakt z sygnalistą.

b) Spotkanie bezpośrednie:

  • sygnalista może złożyć wniosek o spotkanie bezpośrednie z koordynatorem,
  • do złożenia wniosku można wybrać jeden z powyższych kanałów zgłoszeniowych lub dokonać tego w każdy inny oficjalny sposób,
  • wniosek należy skierować do koordynatora,
  • spotkanie zostanie zorganizowane nie później niż 14 dni od otrzymania wniosku,
  • na wyraźną prośbę sygnalisty lub ze względu na szczególne okoliczności sprawy i konieczność zapewnienia dyskrecji i poufności spotkanie może zostać zorganizowane poza siedzibą pracodawcy,
  • spotkanie zostanie udokumentowane w formie nagrania audio i wideo lub w formie protokołu odtwarzającego jego dokładny przebieg,
  • sygnalista będzie miał prawo sprawdzić, poprawić i zatwierdzić protokół poprzez złożenie podpisu.

§6. Wymogi dotyczące zgłoszenia

  1. Informacje przekazane przez sygnalistę będą uważane za zgłoszenie i będą podlegały niniejszej procedurze, jeśli zostaną spełnione generalne warunki:

– prawdziwość zgłoszenia sygnalista nie musi posiadać dowodów na potwierdzanie informacji zawartych w zgłoszeniu, ale musi mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe w chwili dokonywania zgłoszenia,

– kontekst związany z pracą informacje zawarte w zgłoszeniu muszą zostać uzyskane w kontekście związanym z pracą,

 – kategorie nieprawidłowości – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą dotyczyć naruszenia prawa lub nieprawidłowości wymienionych w § 4 procedury.

  1. Pracodawca nie toleruje fałszywych zgłoszeń – w stosunku do osób dokonujących takich zgłoszeń zostaną wyciągnięte konsekwencje dyscyplinarne i cywilne oraz zostanie złożone zawiadomienie do właściwych organów wymiaru sprawiedliwości.
  2. Zgłoszenia dokonane anonimowo nie będą rozpatrywane i nie podlegają niniejszej procedurze.
  3. Sygnalista powinien zadbać o przekazanie jak najbardziej wartościowych informacji, które pozwolą na skuteczne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.

§7. Koordynatorzy i poufność

  1. Do przyjmowania i obsługi zgłoszeń, podejmowania i koordynowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalistów, a także innych osób wymienionych w zgłoszeniu, pracodawca wyznacza i upoważnia koordynatora zgłoszeń.
  2. Informacja na temat upoważnienia koordynatora wraz z jego danymi będzie za każdym razem podawana do wiadomości w formie komunikatu zarządu.
  3. Koordynatorzy gwarantują, że wszystkie zgłoszenia będą traktowane z należytą powagą i starannością, a ich rozpatrywanie będzie opierało się na zasadach bezstronności i obiektywizmu. Poszanowanie godności i dobrego imienia wszystkich osób, których dotyczy zgłoszenie, będzie naczelną zasadą w całym procesie postępowania wyjaśniającego.
  4. Koordynatorzy, jak i wszyscy inni uczestnicy postępowania wyjaśniającego, są zobowiązani dołożyć należytej staranności w celu zapewnienia, że wszystkie decyzje i działania następcze będą podejmowane na podstawie faktów i zebranych dowodów, a nie pomówień i bezpodstawnych oskarżeń.
  5. Organizacja procesu dokonywania, przyjmowania i obsługi zgłoszeń ma na celu uniemożliwienie uzyskania dostępu do informacji zawartych w zgłoszeniu jakimkolwiek nieupoważnionym osobom.
  6. Organizacja procesu zapewnia poufność i ochronę tożsamości osoby, która dokonuje zgłoszenia, osoby, której dotyczy zgłoszenie, a także wszystkich innych osób, których dane pojawiają się w zgłoszeniu.
  7. Dostęp do danych sygnalisty oraz informacji zawartych w zgłoszeniu jest udzielany przez koordynatora tylko osobom, które są niezbędne do przeprowadzenia skutecznego postępowania wyjaśniającego, po odebraniu od nich pisemnego zobowiązaniu do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji uzyskanych w postępowaniu wyjaśniającym.
  8. W każdym innym przypadku ujawnienie tożsamości zgłaszającego może nastąpić tylko za jego wyraźną zgodą.
  9. Ujawnienie danych sygnalisty może nastąpić również wtedy, gdy jest to konieczny i proporcjonalny obowiązek wynikający z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi bądź sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

§8. Działania następcze

  1. Etapy postępowania po otrzymaniu zgłoszenia:

a) rejestracja zgłoszenia

b) potwierdzenie w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia koordynator potwierdzi sygnaliście fakt przyjęcia zgłoszenia,

c) informacja zwrotna – w ciągu 3 miesięcy koordynatorzy przekażą sygnaliście informacje zwrotne o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszenia prawa i planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powodach takich działań,

d) zakończenie sprawy w rejestrze zgłoszeń.

§9. Zgłoszenia zewnętrzne

  1. Pracodawca namawia do dokonywania zgłoszeń za pomocą wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych na zasadach określonych w procedurze.
  2. Sygnaliści mają jednak możliwość dokonania zgłoszenia zewnętrznego.
  3. Zgłoszenia zewnętrznego dokonuje się do:

a) Rzecznika Praw Obywatelskich,

b) innych organów publicznych przyjmujących zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów,

c) instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

4. Szczegółowe informacje dotyczące trybu, zasad i formy dokonywania zgłoszeń zewnętrznych znajdują się w rozdziale 4 ustawy o ochronie sygnalistów.

§10.Obowiązywanie procedury

  1. Niniejsza procedura została ogłoszona w dniu 17.09.2024 i wchodzi w terminie 7 dni od ogłoszenia.
  2. Procedura obowiązuje wszystkich pracowników niezależnie od zajmowanego stanowiska i rodzaju umowy tworzącej stosunek pracy.

Wykaz załączników:

Załącznik nr 1 – Upoważnienie Koordynatora zgłoszeń

Załącznik nr 2 – Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Załącznik nr 3 – Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia

Załącznik nr 4 – Informacja zwrotna

Załącznik nr 5 – Klauzula informacyjna dla kandydatów do pracy dotycząca procedury zgłoszeń wewnętrznych

Załącznik nr 6 – Pouczenie i zobowiązanie do zachowania tajemnicy

Zgodnie  z  zarządzeniem  1/09/2024  powołano  koordynatora  zgłoszeń Agnieszkę  Borowską

pl_PLPolski

Wypełnij formularz - oddzwonimy!

Wyślij swoją aplikację!

Załącz Swoje CV klikając przycisk "Wybierz plik"

Wypełnij formularz - oddzwonimy!

Wypełnij formularz - oddzwonimy!

Wypełnij formularz - oddzwonimy!

Wypełnij formularz - oddzwonimy!

Wypełnij formularz - oddzwonimy!

Wypełnij formularz - oddzwonimy!