PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH , NARUSZEŃ PRAWA I DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH opublikowana dnia 17.09.2024 . Konsultacje nad procedurą odbywały się z przedstawicielami pracowników w dniach 09.09.2024 – 13.09.2024.
§1. Cel
Przyjęcie niniejszej procedury ma na celu:
Wypełnienie obowiązku w związku z Art. 24 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
§2. Słownik pojęć
- Działania następcze – działania podjęte przez pracodawcę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, mających przeciwdziałać naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, np. wewnętrzne postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, wniesienie oskarżenia, działania podjęte w celu odzyskania środków finansowych.
- Działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania, w kontekście związanym z pracą, spowodowane zgłoszeniem i naruszające lub mogące naruszać prawa sygnalisty, wyrządzające lub mogące wyrządzać mu szkodę.
- Informacja zwrotna – informacja przekazywana sygnaliście na temat planowanych lub podjętych działań następczych.
- Kontekst związany z pracą – całokształt okoliczności związanych z wykonywaną pracą, w ramach którego uzyskano informację o naruszeniu prawa.
- Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba, która może doświadczyć działań odwetowych ze względu na pomoc sygnaliście.
- Osoba powiązana z sygnalistą – współpracownik lub członek rodziny sygnalisty, który może doświadczyć działań odwetowych.
- Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba wskazana w zgłoszeniu jako sprawca naruszenia prawa lub osoba z nią powiązana.
- Koordynator – osoba wyznaczona przez pracodawcę na podstawie specjalnego upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń, ich weryfikacji, prowadzenia postępowania wyjaśniającego, podejmowania i koordynowania działań następczych.
- Naruszenie prawa działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
- Pracodawca – Asma Polska Sp. z o.o.
- Procedura – niniejsza procedura zgłoszeń wewnętrznych.
- Sygnalista – osoba dokonująca zgłoszenia wewnętrznego na warunkach określonych w procedurze oraz zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego na warunkach określonych w ustawie o ochronie sygnalistów.
- Ujawnienie publiczne podanie informacji naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.
- Ustawa -ustawa o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 r.
- Zgłoszenie – informacja lub uzasadnione podejrzenie dotyczące istniejącego bądź potencjalnego naruszenia prawa lub nieprawidłowości, do których doszło lub dojdzie w kontekście związanym z pracą, lub próby ich ukrycia.
- Zgłoszenie wewnętrzne – zgłoszenie dokonane na zasadach i w formie przewidzianej w procedurze.
- Zgłoszenie zewnętrzne – zgłoszenie skierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego.
§3. Zakres podmiotowy
W świetle niniejszej procedury sygnalistami mogą zostać:
- pracownik,
- pracownik tymczasowy,
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
- osoby, które przestały już świadczyć pracę
- kandydaci do pracy,
- stażysta, wolontariusz, praktykant,
- prokurent,
- akcjonariusz lub wspólnik,
- członek organu zarządzającego lub nadzoru,
- przedsiębiorca – usługodawca i dostawca, z którym pracodawcę łączy umowa,
- osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem przedsiębiorcy.
§4. Zakres przedmiotowy
- Procedurę stosuje się w przypadku zgłoszeń naruszeń prawa dotyczących:
– korupcji,
– zamówień publicznych,
– usług, produktów i rynków finansowych,
– przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
– bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
– bezpieczeństwa transportu,
– ochrony środowiska,
– ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
– bezpieczeństwa żywności i pasz,
– zdrowia i dobrostanu zwierząt,
– zdrowia publicznego,
– ochrony konsumentów,
– ochrony prywatności i danych osobowych,
– bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
– interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
– rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
– konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.
§5. Sposoby dokonywania zgłoszeń
- W celu dokonania zgłoszenia należy skorzystać z jednego z wymienionych kanałów zgłoszeniowych.
a) Zgłoszenie listowne:
- zgłoszenia dokonuje się, wysyłając list na adres: Asma Polska Sp. z o.o. , Wola Ducka, ul. Mostów 10, 05-408 Glinianka,
- list należy zaadresować bezpośrednio do koordynatora zgłoszeń, z dopiskiem „Do rąk własnych…( imię i nazwisko powołanego koordynatora), Nie otwierać”,
- tylko podanie w treści wiadomości danych osobowych i preferowanej formy kontaktu pozwoli osobom przyjmującym zgłoszenia na kontakt z sygnalistą.
b) Spotkanie bezpośrednie:
- sygnalista może złożyć wniosek o spotkanie bezpośrednie z koordynatorem,
- do złożenia wniosku można wybrać jeden z powyższych kanałów zgłoszeniowych lub dokonać tego w każdy inny oficjalny sposób,
- wniosek należy skierować do koordynatora,
- spotkanie zostanie zorganizowane nie później niż 14 dni od otrzymania wniosku,
- na wyraźną prośbę sygnalisty lub ze względu na szczególne okoliczności sprawy i konieczność zapewnienia dyskrecji i poufności spotkanie może zostać zorganizowane poza siedzibą pracodawcy,
- spotkanie zostanie udokumentowane w formie nagrania audio i wideo lub w formie protokołu odtwarzającego jego dokładny przebieg,
- sygnalista będzie miał prawo sprawdzić, poprawić i zatwierdzić protokół poprzez złożenie podpisu.
§6. Wymogi dotyczące zgłoszenia
- Informacje przekazane przez sygnalistę będą uważane za zgłoszenie i będą podlegały niniejszej procedurze, jeśli zostaną spełnione generalne warunki:
– prawdziwość zgłoszenia sygnalista nie musi posiadać dowodów na potwierdzanie informacji zawartych w zgłoszeniu, ale musi mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe w chwili dokonywania zgłoszenia,
– kontekst związany z pracą informacje zawarte w zgłoszeniu muszą zostać uzyskane w kontekście związanym z pracą,
– kategorie nieprawidłowości – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą dotyczyć naruszenia prawa lub nieprawidłowości wymienionych w § 4 procedury.
- Pracodawca nie toleruje fałszywych zgłoszeń – w stosunku do osób dokonujących takich zgłoszeń zostaną wyciągnięte konsekwencje dyscyplinarne i cywilne oraz zostanie złożone zawiadomienie do właściwych organów wymiaru sprawiedliwości.
- Zgłoszenia dokonane anonimowo nie będą rozpatrywane i nie podlegają niniejszej procedurze.
- Sygnalista powinien zadbać o przekazanie jak najbardziej wartościowych informacji, które pozwolą na skuteczne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
§7. Koordynatorzy i poufność
- Do przyjmowania i obsługi zgłoszeń, podejmowania i koordynowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalistów, a także innych osób wymienionych w zgłoszeniu, pracodawca wyznacza i upoważnia koordynatora zgłoszeń.
- Informacja na temat upoważnienia koordynatora wraz z jego danymi będzie za każdym razem podawana do wiadomości w formie komunikatu zarządu.
- Koordynatorzy gwarantują, że wszystkie zgłoszenia będą traktowane z należytą powagą i starannością, a ich rozpatrywanie będzie opierało się na zasadach bezstronności i obiektywizmu. Poszanowanie godności i dobrego imienia wszystkich osób, których dotyczy zgłoszenie, będzie naczelną zasadą w całym procesie postępowania wyjaśniającego.
- Koordynatorzy, jak i wszyscy inni uczestnicy postępowania wyjaśniającego, są zobowiązani dołożyć należytej staranności w celu zapewnienia, że wszystkie decyzje i działania następcze będą podejmowane na podstawie faktów i zebranych dowodów, a nie pomówień i bezpodstawnych oskarżeń.
- Organizacja procesu dokonywania, przyjmowania i obsługi zgłoszeń ma na celu uniemożliwienie uzyskania dostępu do informacji zawartych w zgłoszeniu jakimkolwiek nieupoważnionym osobom.
- Organizacja procesu zapewnia poufność i ochronę tożsamości osoby, która dokonuje zgłoszenia, osoby, której dotyczy zgłoszenie, a także wszystkich innych osób, których dane pojawiają się w zgłoszeniu.
- Dostęp do danych sygnalisty oraz informacji zawartych w zgłoszeniu jest udzielany przez koordynatora tylko osobom, które są niezbędne do przeprowadzenia skutecznego postępowania wyjaśniającego, po odebraniu od nich pisemnego zobowiązaniu do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji uzyskanych w postępowaniu wyjaśniającym.
- W każdym innym przypadku ujawnienie tożsamości zgłaszającego może nastąpić tylko za jego wyraźną zgodą.
- Ujawnienie danych sygnalisty może nastąpić również wtedy, gdy jest to konieczny i proporcjonalny obowiązek wynikający z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi bądź sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
§8. Działania następcze
- Etapy postępowania po otrzymaniu zgłoszenia:
a) rejestracja zgłoszenia
b) potwierdzenie w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia koordynator potwierdzi sygnaliście fakt przyjęcia zgłoszenia,
c) informacja zwrotna – w ciągu 3 miesięcy koordynatorzy przekażą sygnaliście informacje zwrotne o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszenia prawa i planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powodach takich działań,
d) zakończenie sprawy w rejestrze zgłoszeń.
§9. Zgłoszenia zewnętrzne
- Pracodawca namawia do dokonywania zgłoszeń za pomocą wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych na zasadach określonych w procedurze.
- Sygnaliści mają jednak możliwość dokonania zgłoszenia zewnętrznego.
- Zgłoszenia zewnętrznego dokonuje się do:
a) Rzecznika Praw Obywatelskich,
b) innych organów publicznych przyjmujących zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów,
c) instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
4. Szczegółowe informacje dotyczące trybu, zasad i formy dokonywania zgłoszeń zewnętrznych znajdują się w rozdziale 4 ustawy o ochronie sygnalistów.
§10.Obowiązywanie procedury
- Niniejsza procedura została ogłoszona w dniu 17.09.2024 i wchodzi w terminie 7 dni od ogłoszenia.
- Procedura obowiązuje wszystkich pracowników niezależnie od zajmowanego stanowiska i rodzaju umowy tworzącej stosunek pracy.
Wykaz załączników:
Załącznik nr 1 – Upoważnienie Koordynatora zgłoszeń
Załącznik nr 2 – Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
Załącznik nr 3 – Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia
Załącznik nr 4 – Informacja zwrotna
Załącznik nr 5 – Klauzula informacyjna dla kandydatów do pracy dotycząca procedury zgłoszeń wewnętrznych
Załącznik nr 6 – Pouczenie i zobowiązanie do zachowania tajemnicy
Zgodnie z zarządzeniem 1/09/2024 powołano koordynatora zgłoszeń Agnieszkę Borowską