Interní oznamovací postup

POSTUP PRO INTERNÍ HLÁŠENÍ , PORUŠENÍ PŘEDPISŮ A NÁSLEDNÁ OPATŘENÍ zveřejněno na 17.09.2024 . Konzultace o postupu proběhla se zástupci zaměstnanců od 9. 9. 2024 do 13. 9. 2024.

§1. Cíl

Cílem přijetí tohoto postupu je:

Plnění povinnosti v souvislosti s článkem 24 zákona ze dne 14. června 2024 o ochraně oznamovatelů.

§2. Slovníček

1. Následná opatření - opatření přijatá zaměstnavatelem za účelem posouzení pravdivosti informací obsažených v hlášení, aby bylo možné čelit nahlášenému porušení, např. interní šetření, zahájení auditu, podání žaloby, opatření přijatá za účelem vymáhání finančních prostředků.
2. Odveta - přímé nebo nepřímé jednání nebo opomenutí v souvislosti s prací, které bylo způsobeno oznámením a které porušuje nebo může porušit práva oznamovatele a způsobuje nebo může způsobit oznamovateli újmu.
3. Zpětná vazba - informace poskytnuté oznamovateli o plánovaných nebo přijatých následných opatřeních.
4. Pracovní kontext - souhrn pracovních okolností, za kterých byly informace o porušení získány.
5. Pomocník oznamovatele - osoba, která se může setkat s odplatou kvůli pomoci oznamovateli.
6. Osoba spojená s oznamovatelem - kolega nebo rodinný příslušník oznamovatele, který může zažít odvetu.
7. Osoba, které se oznámení týká - osoba označená v oznámení jako pachatel nebo osoba s pachatelem spojená.
8. Koordinátor - osoba jmenovaná zaměstnavatelem na základě zvláštního pověření, aby přijímala hlášení, ověřovala je, vyšetřovala, prováděla a koordinovala následná opatření.
9. Porušení zákona jednání nebo opomenutí, které je nezákonné nebo jehož cílem je obejít zákon.
10. Zaměstnavatel - Asma Polska Sp. z o.o.
11. Postup - tento interní postup oznámení.
12. Whistleblower - osoba, která podává interní oznámení podle podmínek postupu a externí oznámení nebo zveřejnění podle podmínek zákona o ochraně oznamovatelů.
13. Zveřejnění porušení předpisů veřejnosti.
14. Zákon o ochraně oznamovatelů ze dne 14. června 2024.
15. Nahlášení - informace nebo důvodné podezření na existující nebo potenciální porušení zákona nebo nesrovnalost, ke kterému došlo nebo dojde v souvislosti s prací, nebo na pokus o jeho utajení.
16. Interní žádost - žádost podaná za podmínek a ve formě stanovené v postupu.
17. Externí oznámení - oznámení adresované veřejnému ochránci práv nebo jinému orgánu veřejné moci.

§3 Osobní rozsah

S ohledem na tento postup se oznamovatelé mohou stát:

• zaměstnanec,
• dočasný zaměstnanec,
• osoba poskytující práci na jiném než pracovním základě, včetně občanskoprávní smlouvy,
• osoby, které již nejsou v zaměstnání
• uchazeči o zaměstnání,
• stážista, dobrovolník, praktikant,
• proxy,
• akcionář nebo společník,
• člen řídícího nebo dozorčího orgánu,
• podnikatel - poskytovatel služeb a dodavatel, se kterým je zaměstnavatel smluvně propojen,
• osoby pracující pod dohledem a vedením podnikatele.

§4 Oblast působnosti

1. Tento postup se vztahuje na oznámení o porušení právních předpisů týkající se:

- korupce,

- zadávání veřejných zakázek,

- finanční služby, produkty a trhy,

- boj proti praní špinavých peněz a financování terorismu,

- bezpečnost a shoda s předpisy,

- zabezpečení dopravy,

- ochrana životního prostředí,

- radiační ochrana a jaderná bezpečnost,

- bezpečnost potravin a krmiv,

- zdraví a dobré životní podmínky zvířat,

- veřejné zdraví,

- ochrana spotřebitele,

- ochrana soukromí a údajů,

- bezpečnost sítí a systémů IKT,

- finanční zájmy státní pokladny Polské republiky, územní samosprávy a Evropské unie,

- vnitřního trhu Evropské unie, včetně veřejnoprávních pravidel hospodářské soutěže a státní podpory a zdanění právnických osob,

- ústavní svobody a práva člověka a občana - vyskytující se ve vztazích jednotlivce s orgány veřejné moci a nesouvisející s výše uvedenými oblastmi.

§5 Způsoby oznamování

1. Chcete-li se přihlásit, použijte jeden z uvedených způsobů podání přihlášky.

(a) Žádost formou dopisu:

•  Žádost se podává zasláním dopisu na adresu: z o.o. , Wola Ducka, Mostów 10, 05-408 Glinianka,
• dopis by měl být adresován přímo koordinátorovi žádosti a obsahovat "Vlastnoručně ...( jméno jmenovaného koordinátora), Neotevírat",
•  pouze pokud ve zprávě uvedete své osobní údaje a preferovanou formu kontaktu, budou vás moci oznamovatelé kontaktovat.

(b) Osobní setkání:

• Oznamovatel může požádat o osobní setkání s koordinátorem,
• Pro podání žádosti můžete zvolit jeden z výše uvedených způsobů podání žádosti nebo tak učinit jakýmkoli jiným oficiálním způsobem,
• žádost by měla být adresována koordinátorovi,
• Schůzka bude uspořádána nejpozději do 14 dnů od obdržení žádosti,
• na výslovnou žádost oznamovatele nebo vzhledem ke zvláštním okolnostem případu a potřebě zajistit diskrétnost a důvěrnost může být schůzka uspořádána mimo prostory zaměstnavatele,
• zasedání bude zdokumentováno prostřednictvím zvukového a obrazového záznamu nebo formou zápisu, který bude přesně reprodukovat jeho průběh,
• oznamovatel bude mít právo zápis zkontrolovat, opravit a schválit svým podpisem.

§6 Požadavky na aplikaci

1. Informace poskytnuté oznamovatelem se považují za oznámení a podléhají tomuto postupu, pokud jsou splněny obecné podmínky:

- pravdivost oznámení Oznamovatel nemusí mít důkazy, které potvrzují informace obsažené v oznámení, ale musí mít v době oznámení rozumné důvody se domnívat, že poskytnuté informace jsou pravdivé,

- pracovní kontext Informace obsažené v žádosti musí být získány v pracovním kontextu,

 - kategorie nesrovnalostí - informace obsažené v oznámení se musí týkat porušení právních předpisů nebo nesrovnalosti uvedené v § 4 řízení.

2. Zaměstnavatel netoleruje falešná oznámení - proti osobám, které taková oznámení učiní, budou vyvozeny disciplinární a občanskoprávní důsledky a bude podáno oznámení příslušným soudním orgánům.
3. Anonymní žádosti nebudou posuzovány a tento postup se na ně nevztahuje.
4. Oznamovatel by měl zajistit, aby poskytl co nejvíce cenných informací, které umožní efektivní průběh vyšetřování.

§7 Koordinátoři a důvěrnost

1. K přijímání a vyřizování oznámení, provádění a koordinaci následných opatření a zpracování osobních údajů oznamovatelů, jakož i dalších osob uvedených v oznámení, zaměstnavatel jmenuje a pověří tyto osoby koordinátor oznámení.
2. Informace o pověření koordinátora spolu s jeho údaji budou vždy sděleny prostřednictvím sdělení správní rady.
3. Koordinátoři zaručují, že ke všem podáním budou přistupovat s náležitou vážností a pečlivostí a že jejich šetření bude založeno na zásadách nestrannosti a objektivity. Respektování důstojnosti a dobrého jména všech osob, kterých se oznámení týká, bude hlavní zásadou v celém procesu vyšetřování.
4. Koordinátoři, stejně jako všichni ostatní účastníci vyšetřování, jsou povinni postupovat s náležitou pečlivostí, aby zajistili, že všechna rozhodnutí a následná opatření budou učiněna na základě shromážděných faktů a důkazů, a nikoli na základě pomluv a nepodložených obvinění.
5. Organizace procesu vytváření, přijímání a zpracovávání zpráv je navržena tak, aby se zabránilo přístupu neoprávněných osob k informacím obsaženým ve zprávě.
6. Organizace procesu zajistí důvěrnost a ochranu totožnosti osoby, která oznámení podává, osoby, která je předmětem oznámení, a všech ostatních osob, jejichž údaje se v oznámení objevují.
7. Přístup k údajům oznamovatele a k informacím obsaženým v oznámení umožní koordinátor pouze osobám, které jsou nezbytné pro účinné vyšetřování, a to poté, co se od nich písemně zaváže, že zachová důvěrnost všech informací získaných během vyšetřování.
8. V ostatních případech lze totožnost žadatele zveřejnit pouze s jeho výslovným souhlasem.
9. Ke zveřejnění údajů oznamovatele může dojít také v případě, že se jedná o nezbytnou a přiměřenou právní povinnost v souvislosti s vyšetřováním prováděným orgány veřejné moci nebo s přípravným řízením či soudním řízením vedeným soudy, a to i za účelem zajištění práva na obhajobu oznamované osoby.

§8 Následná opatření

1. Kroky, které je třeba provést po obdržení oznámení:

(a) registrace žádosti

(b) do 7 dnů od obdržení oznámení koordinátor potvrdí osobě, která podala hlášení, že oznámení obdržel,

(c) Zpětná vazba - do tří měsíců poskytnou koordinátoři oznamovateli zpětnou vazbu o tom, zda bylo či nebylo zjištěno porušení, a o plánovaných nebo přijatých následných opatřeních a jejich důvodech,

(d) ukončení případu v rejstříku oznámení.

§9 Externí výkaznictví

1. Zaměstnavatel vyzývá, aby žádosti byly podávány interní cestou v souladu s podmínkami řízení.
2. Oznamovatelé však mají možnost podat externí oznámení.
3. Externí oznámení se zasílá na adresu:

(a) veřejný ochránce práv,

(b) ostatní orgány veřejné moci, které přijímají vnější oznámení o protiprávním jednání v oblasti své působnosti,

(c) orgány, instituce nebo jiné subjekty Evropské unie.

(4) Podrobné informace o postupu, pravidlech a formě externího oznamování lze nalézt v kapitole 4 zákona o ochraně oznamovatelů.

§10.Použitelnost postupu

1. Tento postup byl vyhlášen dne 17.9.2024 a vstupuje v platnost do 7 dnů od vyhlášení.
2. Tento postup se vztahuje na všechny zaměstnance bez ohledu na jejich pozici a typ smlouvy zakládající pracovní poměr.

Seznam příloh:

Příloha 1 - Oprávnění koordinátora žádosti

Příloha 2 - Rejstřík interních oznámení

Příloha 3 - Potvrzení o přijetí

Příloha 4 - Zpětná vazba

Příloha 5 - Informační doložka pro uchazeče o zaměstnání týkající se interního postupu oznamování

Příloha 6 - Oznámení a závazek mlčenlivosti

Na základě příkazu č. 1/09/2024 byla jmenována koordinátorka žádosti Agnieszka Borowska.